企业采购员如何结合SAP ERP系统的工具进行采购订单追踪

【双击注册、发布求购软件信息吧】 SAP是一款用于ERP(企业资源计划)管理的软件，目前是全球第一的erp软件。 SAP R/3是一个基于客户/服务机结构和开放系统的、集成的企业资源计划系统。其功能覆盖企业的财务、后勤（工程设计、采购、库存、生产销售和质量等）和人力资源管理、FreeEIM业务工作流系统以及因特网应用链接功能等各个方面。我们都知道，企业的供应部门按时到料是ERP系统MRP计划的核心要素之一。正是由于这一原因，追踪采购订单也就自然而然的成为企业采购人员的核心工作之一。不过，在企业的实际工作当中，采购订单的追踪更多的是通过管理手段来实现，而SAP系统只是提供一些辅助的手段。 一、 通过订单确认调整交货日期 在采购作业中，实际的操作流程一般是先开采购订单、然后主管审核之后再传真给供应商。此时采购订单上的交期一般是根据理论(如原先跟供应商商定的采购周期)计算出来的，或者跟供应商简单电话确认后得到的交期。在实际工作中，后续由于种种原因，这个交期往往需要更改。如供应商接到传真之后，会结合产能等因素给出一个比较合理的交期。这也就是说，采购订单审核之后，采购员需要根据供应商确认的日期对采购订单进行更改。 遇到这种业务时，采购员有两种处理方式。一是直接更改采购订单的交期。不过并不建议这么做。一方面更改审核后的采购订单，需要特殊的权限或者操作(如需要撤销审核等)，对业务数据来说不够安全。另一方面也无法对供应商进行考核。从企业做计划的角度来讲，是以与供应商事先确定的交货提前期为基础的。如果供应商提供的交货提前期不准，显然对于MRP会有很大的不利影响。在对供应商进行考核时，一般不会以供应商最终确认的日期作为标准，而是直接以交货提前期计算出来的日期作为考核标准。只有如此才对供应商具有约束意义。基于如上原因，笔者不建议直接对采购订单的交货日期进行更改(此交货日期是指根据交货周期计算出来的日期。当然前期是此交货提前期是跟供应商事先商定过的。) 在SAP系统中，订单确认又有两种方式。简单的说就是一步走与两步走。一步走就是只纪录供应商回复的交货日期。在实际工作中，还会有另外一种情况。企业除了要求供应商在接单后回复交货日期外，在真正发货日期也需要告知采购员。然后采购员才可以通知仓库人员安排收货，即制作收货计划。在某些场合中，这么设计非常重要。如对于需要检验的物资，企业需要安排检验人员与设备。这些都需要供应商在送货之前通知。否则的话，就很难管理。出于这种需要，SAP系统在设计时，对于订单确认就出了一个“两步走”的解决方案。 二、 两步走解决方案的核心要点解析 如上图所示，就是订单确认“两步走解决方案”几个步骤。笔者就结合这个流程，对于其中的一些要点做一些说明。 一是需要确认哪些供应商或者哪些物料需要启用订单确认的功能，以及采用的是“一步走”的方案还是“两步走”的方案。从本文一开始的说明中或者上面的表格中可以看到，启用订单确认时会增加一些额外的步骤。如需要填写发运日期等等。出于提高效率等方面考虑，并不是所有物料都需要启用“订单确认”功能。如一些需要进行库存管理的生产辅料或者其他一些不是很重要的物料，一般都不需要进行订单确认。在实际工作中，笔者建议对如下物料启用订单确认功能。一是需要检验后才能入库的材料。为了便于企业安排检验人员、缩短检验周期，需要供应商在交货之前提前通知，以方便采购人员安排相关工作。二是需要企业通知后才能够收货的物料或者供应商。在实际工作中，一些实力比较强的企业，会跟一些长期合作的供应商，签订一些特殊的合同。简单的说，就是供应商库存。让供应商根据企业的要求备一定的库存量。这些物料是存放在供应商那边，而不是企业这里。跟SAP系统标准的供应商库存有一定的差异。等到企业需要用到此物料时才通知供应商送货。为了控制供应商没接到通知就送货，在系统中就需要进行一个控制。此时采购员就需要在系统中录一个单据，允许供应商送货、仓库收货。此时就可以借助“交货确认”来实现这个功能。 在系统中可以通过供应商、信息记录或者采购订单等多个层面来进行控制。笔者建议，对于临时的控制，在采购订单层面实现。而对于永久性的物料或者供应商，才在供应商或者信息记录层面进行控制。这里需要注意的是，在供应商层面，只能决定是否启用订单确认功能，而不能够控制决定是“一步走方案”还是“两步走方案”。决定采用什么样的方案，则需要在信息记录层面实现。 二是需要确认在收货时根据采购订单收货还是根据中间单据收货。在实际业务中，会有这种情况。如采购订单上某个物料的采购数量是100个。而在月底只允许供应商送80个(采购员做了订单确认单据)。如果根据采购订单交货，则允许收100个。如果根据中间单据一货，则只允许收80个。企业要结合自己的实际业务，判断采用哪种收货方式。在SAP系统 中，可以通过采用MIGO扩展的方式，来限制收货时根据采购订单收获还是根据中间单据收货。 三、 设计报表辅助订单追踪 除了订单确认这个工具之外，报表也是订单追踪不可缺少的内容。在实际项目中，实施顾问会跟采购员协商，确认一张“采购订单收货追踪表”。基本的内容就是物料、数量、交货日期等。不过有经验的顾问会建议采购员，要提前5-7天他跟供应商确认能否按时到货。在报表设计时，就要通过逻辑处理设计这样一个字段。如果等到交货日期的前一天才发现供应商无法按时送货，就会对生产计划甚至交货计划产生不利影响。

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Sap操作(采购模块)

是说的下面这个SAP操作么~，具体操作方法，不清楚，建议楼主去采购论坛问问看呢~

SAP系统的模块分类：

SAP是世界最大的企业信息管理解决方案提供商，也是ERP产品的最大生产商。其全称是Systems Applications and Products in data processing，它还是其一个“企业管理解决方案”的软件名称。SAP的功能分类[1]有：

FI 应收、应付、总帐、合并、投资、基金、现金等；

CO 利润中心、成本中心，产品成本、项目会计、获利能力分析等；

AM 固定资产、技术资产、投资控制等；

SD 销售计划、询价报价、订单管理、运输发货、发票等；

MM 采购、库房管理、库存管理、MRP、供应商评价等；

PP 工厂数据、生产计划、MRP、能力计划、成本核算等；

QM 质量计划、质量检测、质量控制、质量文档等；

PM 维护及检测计划、单据处理、历史数据、报告分析等；

HR 薪资、差旅、工时、招聘、发展计划、人事成本等；

PS 项目计划、预算、能力计划、资源管理、结果分析等；

WF 工作定义、流程管理、电子邮件、信息传送自动化等；

PI SAP与其他系统的集成；

IS 针对不同行业提供特殊应用。

BW 数据仓库

基础部分：R/3系统内核、数据库、支持各类平台的接口、ABAP/4工具语言等。

采购用sap系统的流程？急

可以直接拨打SAP咨询热线了解：400-619-0727。SAP Ariba提供电子采购和供应链云解决方案,始终在线且易于部署,让企业能借此快速实现价值。以下信息也供参考：

采购申请：即采购需求，一般也可通过运行MRP产生，或是手工创建（间接采购），采购申请经过审批后转换为采购订单。

货源与价格确定：指SAP中的采购询价、报价管理功能，一般国内企业很少使用这个功能，基本上线下管理，或是通过SRM管理。通常情况下根据商务谈判结果，直接在SAP中维护供应商、采购价格、货源清单等基础信息。

采购审批：SAP中采购申请具备审批功能，需要每次输入采购申请号进行审批，使用起来不大方便，不能实现类似于OA办公系统的流程审批。

订单处理：将采购申请下达为采购订单，或手工录入采购订单，由采购人员完成，包含物料、价格、数量、送货日期等信息，一般情况下采购订单与采购合同对应。

订单跟踪：指采购员监控订单执行情况，不生成系统凭证。

货物接收：收到供应商货物后，库房办理入库，生成入库凭证，库存金额增加，形成应付暂估。

发票校验：收到供应商发票后，根据入库凭证匹配发票的数量和金额，生成发票凭证，形成应付账款。

付款清账：应付账款到期后，进行付款清账，此步骤是采购流程的最后一个环节。

经过以上步骤，在SAP中生成的单据有采购申请、采购订单（订单处理）、入库凭证（货物接收）、采购发票（发票校验）、付款凭证（付款清账），其中收货处理和发票校验环节有会计凭证生成。

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